A emissão de nota fiscal é fundamental para a gestão financeira e fiscal de empresas.
E em 2023/2024, as regras e procedimentos continuam sendo essenciais para manter a conformidade com as regulamentações tributárias.
Neste guia, abordaremos sobre o que é Nota Fiscal, para que serve, quem deve emiti-la, quais os tipos de NF-e que existem e muito mais.
NOTA FISCAL: DEFINIÇÃO
A nota fiscal é um documento fiscal que registra uma transação de compra ou venda de produtos ou serviços. Ela é emitida por empresas, prestadores de serviços e profissionais autônomos. Qualquer empresa que realize transações comerciais está sujeita à obrigatoriedade de emitir nota fiscal, de acordo com a legislação tributária vigente.
NOTA FISCAL: PARA QUE SERVE?
A NF-e é uma obrigação fiscal que traz muitos benefícios para as empresas e emiti-la é importante para garantir a regularidade da empresa junto à Receita Federal.
Se você ainda não emite Nota Fiscal, saiba quais funções ela desempenha:
- Registro de Transações: Registra a transação comercial, fornecendo um histórico detalhado das operações
- Comprovação Legal: Serve como prova legal da operação, garantindo a segurança jurídica em caso de disputas ou auditorias fiscais
- Cálculo de Impostos: É a base para o cálculo de impostos, como o ICMS, o ISS e o IPI
- Controle Financeiro: Facilita o controle financeiro da empresa, permitindo o acompanhamento das entradas e saídas de recursos
TIPOS DE NOTAS FISCAIS
Nota Fiscal de Produto (NF-e)
A NF-e é um documento digital que substitui as versões físicas em papel, emitindo e armazenando eletronicamente sendo utilizado para documentar transações comerciais, como vendas de produtos ou serviços.
Considere o seguinte exemplo: quando uma loja virtual vende um smartphone, ela emite uma NF-e eletrônica para registrar a venda, informando valores, produtos e informações fiscais relevantes.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Para a prestação de serviços, utilizamos a NFS-e, emitindo-a eletronicamente para registrar informações sobre a prestação de serviço e calcular os impostos relacionados.
Vamos ver um caso real para entender melhor: suponha que uma empresa forneça serviços de manutenção ou reparo, como mecânica, eletricista e encanadores. Após a conclusão desses serviços, emitimos essa nota.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Utilizamos a NFC-e em vendas diretas para o consumidor final, substituindo o cupom fiscal impresso, e emitimos eletronicamente para registrar a venda de produtos.
Um exemplo são os supermercados, farmácias, restaurantes, postos de gasolina que vendem o produto ou serviço diretamente ao consumidor final.
Nota Fiscal de Importação e Exportação (NF-e)
Operações de importação ou exportação de mercadorias são registradas usando esse tipo de nota. Por exemplo, um lote de smartphones da China está sendo importado pela empresa ‘Importadora XYZ Ltda’.
Existem mais tipos de Notas Fiscais e você pode conferir quais são clicando aqui!
CERTIFICADOS DIGITAIS A1 E A3
A emissão de nota fiscal em 2023/2024 requer a utilização de um certificado digital, que garante a segurança e autenticidade dos documentos. Existem dois tipos principais que apresentam diferenças entre si:
O certificado A1 destaca-se pela rapidez de instalação, uma vez que é armazenado diretamente na nuvem. Esse formato oferece praticidade no compartilhamento de informações e utilização, além de permitir o seu uso em diferentes computadores simultaneamente. O certificado A1 tem uma validade de 1 ano.
Por outro lado, o certificado digital A3 demanda a intervenção de uma pessoa para a instalação, uma vez que envolve um dispositivo físico. Embora seja mais seguro, graças à criptografia e ao uso de senhas sempre que é necessário, ele é mais suscetível a perdas durante o manuseio. O certificado A3 tem uma validade de 3 anos.
A escolha entre o certificado A1 e o A3 deve levar em consideração as necessidades específicas da empresa, bem como a sua preferência em termos de segurança, praticidade e tempo de validade. Ambos os certificados atendem às exigências de autenticação eletrônica, mas é importante avaliar as vantagens e desvantagens de cada um para determinar qual se adequa melhor às necessidades do negócio.
INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ESTADUAL
A inscrição municipal e estadual são registros obrigatórios para empresas que desejam emitir nota fiscal. A empresa obtém a inscrição municipal junto à prefeitura para poder emitir NFS-e e NFC-e. Enquanto isso, a inscrição estadual é registrada na Secretaria da Fazenda Estadual e é obrigatória para empresas que comercializam produtos e necessitam emitir NFe.
DADOS OBRIGATÓRIOS PARA EMITIR NOTA FISCAL
Para emitir nota fiscal, além de um bom sistema como o Fuganholi Sistemas, é necessário incluir informações obrigatórias, como:
- Razão Social e CNPJ da empresa emitente
- Razão Social e CNPJ/CPF do destinatário
- Descrição dos produtos ou serviços
- Valor total da operação
- Código de classificação fiscal (NCM ou CEST)
- Alíquotas de impostos aplicáveis
- Data de emissão
CONCLUSÃO
Compreender os tipos de nota fiscal, a relação com inscrições municipal e estadual, os certificados digitais, e os dados obrigatórios é fundamental para evitar problemas fiscais e garantir uma gestão financeira eficaz.
Através do Fuganholi Sistemas, a emissão de NF-e se torna fácil e acessível para a sua empresa porque ele simplifica todo processo em uma plataforma intuitiva e fácil de usar e assim, você poderá gerar suas Notas Fiscais em apenas alguns cliques.
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