O Certificado digital desempenha um papel essencial para garantir a autenticidade e a segurança dos documentos fiscais.
Neste artigo, exploraremos o que é um certificado digital, sua importância, os tipos de certificados disponíveis e forneceremos exemplos práticos de uso.
O QUE É CERTIFICADO DIGITAL?
Em sua essência, um certificado digital é uma espécie de identidade virtual.
Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora devidamente autorizada e confiável, contendo informações detalhadas sobre uma entidade. que pode ser uma empresa ou uma pessoa física.
Esse documento eletrônico é composto por duas chaves: uma pública e outra privada, que têm funções específicas.
Enquanto a chave pública é usada para criptografar informações, a chave privada é empregada para descriptografá-las.
A combinação dessas duas chaves garante a autenticidade e a segurança das informações transmitidas eletronicamente.
PARA QUE SERVE O CERTIFICADO DIGITAL NA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS?
O certificado digital desempenha um papel crucial na emissão de notas fiscais eletrônicas, proporcionando confiabilidade, autenticidade e segurança aos documentos fiscais.
Quando uma empresa emite uma NF-e, ela utiliza o certificado digital para assinar digitalmente o documento. Isso tem dois propósitos fundamentais:
- Autenticidade: A assinatura digital garante que a NF-e seja autêntica, sendo emitida pela empresa identificada no certificado digital.
- Integridade: A assinatura digital garante que a NF-e não sofreu alterações após a emissão. Isso evita fraudes e falsificações.
Além disso, o certificado digital é essencial para a comunicação segura com os órgãos fiscais. Veja alguns exemplos:
- Programa Universidade para Todos (ProUni): Gerenciamento de bolsas de estudos, seleção de candidatos, emissão de termos de adesão e aditivos
- Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): Envolve a escrituração contábil, incluindo ECD, EFD, NF-e e CT-e
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): Utilizado para registrar informações sobre empregados e desempregados
- Dados do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC): Permite consultas à situação fiscal, notificações de declarações entregues, entre outros serviços
- Sistema de Processo Judicial Eletrônico (PJE): Usado para processos judiciais eletrônicos
- Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS): Essencial para operadoras de planos de saúde
- Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): Envolve a escrituração contábil, incluindo ECD, EFD, NF-e e CT-e
Por meio dessa ferramenta, as empresas transmitem as NF-e às autoridades fiscais, cumprindo suas obrigações fiscais e garantindo que todas as transações sejam transparentes e auditáveis.
TIPOS DE CERTIFICADO DIGITAL
- e-CNPJ: Ele é associado a pessoas jurídicas (empresas). Ele é o tipo de certificado utilizado para a assinatura digital de documentos fiscais, como a NF-e.
- e-CPF: Por outro lado, o e-CPF associa-se a pessoas físicas. Embora não seja usado diretamente na emissão de NF-e, é fundamental para profissionais autônomos e pequenas empresas na relação com a Receita Federal e na obtenção do e-CNPJ.
CERTIFICADO DIGITAL A1 ou A3?
Certificado Digital A1:
Vantagens:
- Fácil utilização: Os usuários armazenam o certificado A1 em seus computadores, não necessitando de hardware específico
- Conveniência: É facilmente transferível entre dispositivos (computadores e aparelhos móveis, tornando-o versátil
- Backups simples: Você pode criar cópias de segurança facilmente, prevenindo a perda de dados
- Praticidade: É mais rápida a instalação
Desvantagens:
- Menos seguro: O certificado A1 é mais vulnerável a ameaças cibernéticas, como vírus
- Risco de perda: Se você perder o arquivo do certificado A1, a segurança fica comprometida
- Necessidade de gerenciar senhas: A segurança depende das senhas, exigindo precaução para evitar senhas fracas
- Renovação: Você precisa renová-lo anualmente
Certificado Digital A3:
Vantagens:
- Alta segurança: Armazenado em dispositivo seguro, como token USB, é resistente a ataques cibernéticos
- Proteção física: Difícil de copiar, garantindo autenticidade e integridade
- Senhas adicionais: Você pode protegê-lo com senhas extras, reforçando a segurança
- Renovação: Você precisa renová-lo a cada 3 anos
Desvantagens:
- Menos conveniente: Requer dispositivo físico, sendo menos versátil em diferentes locais ou dispositivos
- Custo mais alto: Aquisição e manutenção do dispositivo A3 podem ser mais dispendiosas
- Possível perda física: Risco de perda do dispositivo, acarretando problemas de autenticação
- Não tão prático: Você só pode usá-lo em um único dispositivo e precisa digitar a senha toda vez que acessar.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA TER CERTIFICADO
Como citado anteriormente, o certificado digital por se tratar de um dispositivo de segurança, precisa de alguns documentos para que você consiga validá-lo:
- Um documento pessoal seu com foto, como sua carteira de motorista, RG, passaporte ou carteira de profissional, para comprovar quem você é.
- Se sua empresa tem uma diretoria, traga documentos sobre quem são os diretores e onde ela está localizada.
- Se houve mudanças no contrato da empresa, traga esses documentos.
- O contrato da sua empresa, ou o documento que comprova que você é um empresário.
- Um documento atualizado que mostra que o CNPJ está regular.
- O número do CNPJ da sua empresa
E PARA QUEM É MEI?
Para você, que está começando no mundo do empreendedorismo, é fundamental entender o certificado digital MEI. Este certificado é uma ferramenta importante que pode dar mais credibilidade ao seu negócio e simplificar várias tarefas.
Em relação à obrigatoriedade, você não precisa ter um certificado digital MEI a menos que você precise emitir notas fiscais por algum sistema. No entanto, em muitos casos, especialmente se você emite notas de serviço (NFS-e), a prefeitura do seu município pode exigir que você tenha um certificado digital.
Mesmo que não seja uma obrigatoriedade em todos os casos, ter um certificado digital MEI traz vantagens. Ele pode dar mais autenticidade às suas transações comerciais e aumentar a confiança dos seus clientes.
Além disso, o certificado digital pode economizar tempo e dinheiro, permitindo que você assine e valide documentos de forma eletrônica. Isso é especialmente útil para evitar fraudes e proteger as informações da sua empresa online.
Então, considere a obtenção de um certificado digital MEI, principalmente se você planeja emitir notas fiscais. Isso pode ser um diferencial importante para o sucesso do seu negócio, além de tornar a sua vida empreendedora mais prática e segura.
USE UM SISTEMA CONFIÁVEL
Você microempreendedor comece a alavancar suas vendas com um sistema que possa gerenciar todo seu estoque e financeiro, ajudando a controlar todas as suas vendas com emissão correta de Notas Fiscais e juntamente com o certificado digital para garantir a autenticidade e segurança que você precisa!
