A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de simplificar e otimizar as obrigações fiscais das empresas. Em vez de utilizar notas fiscais em papel para a emissão e o armazenamento, as empresas emitem e armazenam a NF-e de forma digital, proporcionando maior segurança e agilidade ao processo.
Neste artigo, vamos explicar o que é a NF-e, como emiti-la e quais são os requisitos necessários para fazer a emissão.
O que é Nota Fiscal Eletrônica e como emiti-la?
Para emitir uma NF-e, é necessário preencher os campos obrigatórios, como a descrição do produto ou serviço, a quantidade, o valor unitário, o valor total, o nome e o CNPJ do destinatário, entre outros. Após o preenchimento dos campos, a NF-e é gerada e assinada digitalmente, garantindo a autenticidade do documento.
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Quais são os requisitos necessários para emitir uma NF-e?
Para emitir uma NF-e, é necessário atender aos seguintes requisitos:
- Possuir um certificado digital válido, que funciona como uma identidade eletrônica da empresa e garante a autenticidade da NF-e
- Ter um software emissor homologado pela Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está registrada
- Cadastrar a empresa junto à Secretaria da Fazenda do estado em que está registrada para obtenção da autorização de emissão de NF-e
- Preencher todos os campos obrigatórios como descrição do produto ou serviço, quantidade, valor unitário, valor total, nome e CNPJ do destinatário, entre outros
- Assinar digitalmente a NF-e, garantindo a autenticidade e a integridade do documento
INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ESTADUAL
A relação entre inscrição estadual e municipal está diretamente relacionada à emissão de nota fiscal, pois cada uma delas serve a diferentes propósitos fiscais:
Inscrição Municipal:
Finalidade: A inscrição municipal é um registro necessário para empresas que operam em um município e estão sujeitas à cobrança de tributos municipais, como o Imposto Sobre Serviços (ISS)
Emissão de Nota Fiscal: Empresas com inscrição municipal estão autorizadas a emitir Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) para documentar suas operações que envolvem a prestação de serviços dentro do município. A inscrição municipal é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais relacionadas ao ISS.
Inscrição Estadual:
Finalidade: A inscrição estadual é um registro obrigatório para empresas que realizam operações de compra ou venda de mercadorias, sujeitas à cobrança de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) estadual.
Emissão de Nota Fiscal: Empresas com inscrição estadual estão autorizadas a emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) para documentar suas transações comerciais que envolvem mercadorias. A inscrição estadual é necessária para o cadastro e cumprimento das obrigações fiscais relacionadas ao ICMS.
DO REGISTRO À EMISSÃO: PROCEDIMENTO DE CREDENCIAMENTO FISCAL
O processo de credenciamento para emitir Nota Fiscal é essencial para empresas e envolve várias etapas. Primeiro, é necessário registrar legalmente a empresa e obter um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) ou equivalente, dependendo da região.
Em seguida, se a empresa lida com mercadorias sujeitas ao ICMS ou presta serviços sujeitos ao ISS, deve obter a inscrição estadual e/ou municipal, conforme necessário.
Após essas etapas iniciais, a empresa deve se registrar na autoridade fiscal competente, como a Receita Federal, para cumprir as obrigações fiscais.
Uma vez configurado o sistema, é comum realizar testes para garantir que as notas fiscais estejam sendo emitidas corretamente de acordo com as normas fiscais. Esses testes visam validar dados, verificar a comunicação com a autoridade fiscal e garantir a conformidade.
Após a conclusão dos testes e aprovação, a empresa recebe a autorização formal para emitir notas fiscais. Isso pode envolver a obtenção de um certificado digital ou outro meio de autenticação para garantir a autenticidade das notas fiscais emitidas.
CERTIFICADO DIGITAL
Para emitir Nota Fiscal é necessário ter um certificado digital. Esse certificado digital pode ser tanto o A1 quanto o A3 que são meios de autenticação eletrônica utilizados para garantir a segurança e a autenticidade de documentos digitais. Mas existe diferença entre eles, veja:
O certificado A1 tem uma instalação mais rápida já que ele é instalado direto na nuvem, possui maior praticidade no compartilhamento de informações e uso. Além disso, esse certificado permite que use em diferentes computadores ao mesmo tempo e sua validade é de 1 ano.
O certificado digital a3 precisa de uma pessoa para instalar já que existe um dispositivo físico. Tem maior segurança de criptografia e uso de senha para cada vez que for usado, porém é mais propenso a perdas durante seu manuseio e tem sua validade em 3 anos.
BENEFICIOS DE EMITIR NOTA FISCAL
A emissão da NF-e trouxe muitos benefícios para as empresas, como a redução de custos com impressão e armazenamento de notas fiscais em papel, a simplificação do processo de emissão e o aumento da segurança das transações comerciais.
Adicionalmente, é importante salientar que a NF-e constitui uma obrigatoriedade fiscal de extrema relevância, visto que a sua devida emissão assume um papel fundamental, uma vez que visa prevenir eventuais problemas junto à Receita Federal.
Dessa maneira, assegura-se a integridade das operações da empresa e sua completa conformidade com as normativas fiscais vigentes.
Neste artigo, explicamos o que é a Nota Fiscal Eletrônica, como emiti-la e quais são os requisitos necessários para fazer a emissão. A NF-e é uma obrigação fiscal que traz muitos benefícios para as empresas, emiti-lá é importante para garantir a regularidade da empresa junto à Receita Federal. Se você ainda não emite NF-e em sua empresa, é importante buscar informações e implementar o processo o quanto antes.
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